Delegowanie pracowników za granicę, szczególnie do Niemiec, to wciąż jedna z najczęstszych form świadczenia usług transgranicznych przez polskie firmy. Jednak mimo pozornie prostych zasad, błędy po stronie pracodawcy mogą skutkować wysokimi karami, także w euro. Ten wpis jest Twoim praktycznym przewodnikiem – zwłaszcza jeśli szukasz kompleksowego doradztwa przy delegowaniu pracowników lub obsługi prawno-kadrowej dla firm. Uważaj jednak na kwestie podatkowe (o których piszemy tutaj) oraz pamiętaj, że ten wpis nie jest poradą prawną ani podatkową. Tę uzyskasz dopiero po indywidualnej ocenie Twojej sytuacji po nawiązaniu kontaktu.
🔹 Czym różni się delegacja od delegowania?
Rozróżnienie pomiędzy podróżą służbową a delegowaniem pracownika jest kluczowe, zwłaszcza z perspektywy niemieckiego prawa.
- Podróż służbowa to krótkoterminowy wyjazd pracownika — np. na spotkanie biznesowe, szkolenie czy inspekcję — który nie podlega reżimowi przepisów o delegowaniu. W takiej sytuacji firma nie musi zgłaszać pracownika do niemieckich instytucji.
- Delegowanie pracownika natomiast dotyczy sytuacji, w której pracownik realizuje usługi na rzecz kontrahenta na terenie Niemiec. Może to być np. montaż, instalacja, prace budowlane, opieka lub specjalistyczne wsparcie techniczne. Taki charakter zatrudnienia wiąże się z określonymi obowiązkami zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika — w tym z koniecznością przestrzegania niemieckich regulacji dotyczących warunków pracy, minimalnego wynagrodzenia oraz czasu pracy.
🔹 Delegowanie do Niemiec – obowiązki pracodawcy
✅ 1. Zgłoszenie do Zollamt (niemiecki urząd celny)
Każdy pracownik, który ma wykonywać pracę na terenie Niemiec, musi zostać zgłoszony do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt) jeszcze przed rozpoczęciem delegowania. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie za pomocą oficjalnego portalu: meldeportal-mindestlohn.de.
W zgłoszeniu należy podać:
- dane identyfikacyjne firmy i osoby do kontaktu w Niemczech,
- listę delegowanych pracowników,
- okres wykonywania pracy,
- miejsce świadczenia usług.
❗ Niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego skutkuje ryzykiem nałożenia kary administracyjnej – nawet do 30 000 EUR za każdego pracownika.
✅ 2. Spełnienie niemieckich warunków zatrudnienia
Delegując pracownika do Niemiec, firma musi dostosować warunki zatrudnienia do standardów obowiązujących w Niemczech, zgodnie z unijną dyrektywą 2018/957/UE. Oznacza to m.in.:
- zapewnienie minimalnego wynagrodzenia (Mindestlohn) — ustalanego co roku i obowiązującego także cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium Niemiec,
- stosowanie przepisów dotyczących maksymalnego czasu pracy i minimalnych okresów odpoczynku,
- respektowanie obowiązków wynikających z układów zbiorowych, np. dodatków za pracę w nadgodzinach, pracę w nocy lub w weekendy,
- pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, noclegami i wyżywieniem, o ile nie zostały zapewnione bezpośrednio przez pracodawcę lub zleceniodawcę niemieckiego.
✅ 3. Dokumentacja i ewidencja
Pracodawca delegujący pracowników do Niemiec musi zapewnić:
- ewidencjonowanie czasu pracy w sposób zgodny z niemieckimi regulacjami (dokumentacja musi być dostępna na miejscu kontroli),
- posiadanie dokumentów pracowniczych w języku niemieckim (umowa o pracę, potwierdzenie zatrudnienia, rozliczenia wynagrodzenia),
- wyznaczenie osoby kontaktowej na terenie Niemiec – tzw. „verantwortlich Handelnder”, która reprezentuje firmę wobec niemieckich organów administracyjnych.
🔹 Dieta i koszty delegacji – ile wynoszą i czy podlegają opodatkowaniu?
💶 Dieta dzienna (stawki 2025 – Niemcy)
- 49 EUR – za każdą dobę pobytu trwającego powyżej 12 godzin,
- 24,50 EUR – przy pobycie od 8 do 12 godzin,
- 16,33 EUR – przy pobycie do 8 godzin.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i drobnych wydatków w czasie podróży. Do wysokości określonej w rozporządzeniu diety są zwolnione z podatku dochodowego.
🏨 Koszty noclegu
- Zwrot na podstawie faktury: pełen koszt (brak limitu),
- Brak faktury: możliwy ryczałt za nocleg w wysokości 37,50 EUR (czyli 25% limitu 150 EUR), ale tylko jeśli pracownik nie otrzymał noclegu bezpłatnie.
🔐 Zwolnienie z PIT: diety i ryczałty za nocleg nie podlegają opodatkowaniu, o ile mieszczą się w przewidzianych przepisami limitach.
🔹 A1 – ubezpieczenie społeczne w Polsce
Aby pracownik delegowany mógł nadal podlegać pod polski system ubezpieczeń społecznych (ZUS), konieczne jest uzyskanie formularza A1. Dokument ten:
- wydawany jest przez ZUS na wniosek pracodawcy,
- potwierdza, że składki oddelegowanego pracownika nadal są odprowadzane w Polsce, a nie w Niemczech,
- obowiązuje przez maksymalnie 24 miesiące.
Po upływie tego okresu pracodawca ma dwie opcje:
- zawnioskować o przedłużenie delegowania (art. 16 Rozporządzenia 883/2004),
- rozpocząć opłacanie składek w niemieckim systemie ubezpieczeniowym.
🔹 Częste błędy przy delegowaniu – czego unikać?
🚫 Brak zgłoszenia do niemieckiego Zollamt,
🚫 Nieprzestrzeganie obowiązującej stawki minimalnego wynagrodzenia,
🚫 Niewłaściwie prowadzona lub niedostępna dokumentacja,
🚫 Nadużycie ryczałtu za nocleg bez spełnienia warunków,
🚫 Brak lub przeterminowany formularz A1.
🔹 Obsługa delegowania pracowników do Niemiec – jak możemy pomóc?
Kancelaria Tim świadczy kompleksowe wsparcie dla firm, które:
- świadczą usługi na rynku niemieckim,
- zatrudniają pracowników mobilnych (budownictwo, serwis, transport, technologia, logistyka),
- chcą w sposób zgodny z prawem delegować personel do Niemiec i uniknąć ryzyka podatkowego oraz organizacyjnego.
Nasze usługi obejmują m.in.:
✅ przygotowanie zgłoszeń do Zollamt,
✅ kompleksową obsługę dokumentacji delegacyjnej,
✅ przygotowanie i aktualizację formularzy A1,
✅ konsultacje podatkowe i kadrowe,
✅ reprezentację podczas kontroli.
📎 Podsumowanie – delegowanie do Niemiec w 2025 roku
| Obszar | Wymagania / Limity |
|---|---|
| Dieta dzienna | 49 EUR (zwolniona z PIT do limitu) |
| Nocleg z fakturą | Zwrot pełnej wartości |
| Ryczałt za nocleg | 37,50 EUR (jeśli brak faktury i nocleg nie był darmowy) |
| Zgłoszenie do Zollamt | Obowiązkowe przed rozpoczęciem pracy |
| Formularz A1 | Wymagany, ważny do 24 miesięcy |
| Prowadzenie dokumentacji pracowniczej według szczególnych reguł | Wymagane |
🔍 Chcesz mieć pewność, że delegowanie Twoich pracowników do Niemiec odbywa się legalnie, bezpiecznie i zgodnie z przepisami?
Skontaktuj się z nami – Kancelaria Tim to Twoje profesjonalne zaplecze w zakresie prawa, podatków, księgowości i kadr w transgranicznych projektach.