Współpraca z zagranicznymi kontrahentami staje się coraz bardziej powszechna – nawet wśród małych firm. Internet, usługi online i dostęp do specjalistów z całego świata powodują, że granice przestają mieć znaczenie. Ale niestety – nie w podatkach. Przedsiębiorcy współpracujący z nierezydentami (mówiąc ogólnie: podmiotami zagranicznymi) muszą mieć świadomość dodatkowych obowiązków – w tym składania informacji IFT oraz ewentualnego podatku u źródła (WHT). Obowiązki te dotyczą nie tylko dużych koncernów, ale także mikro i małych przedsiębiorców, w tym jednoosobowych działalności, niezatrudniających pracowników.
W tym artykule wyjaśniamy:
- czym jest informacja IFT i kiedy ją złożyć,
- dlaczego weryfikacja każdej faktury od zagranicznego kontrahenta jest absolutnie kluczowa,
- jakie usługi najczęściej podlegają podatkowi u źródła,
- jakie dane trzeba zebrać, by poprawnie wypełnić IFT.
Czym jest IFT?
IFT to informacja podatkowa składana przez polskiego przedsiębiorcę (płatnika), który wypłaca środki zagranicznemu kontrahentowi (nierezydentowi) z tytułu osiągnięcia przychodu na terytorium Polski. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i prawnych:
- IFT-1R – dla osób fizycznych,
- IFT-2R – dla osób prawnych.
Dokument ten pokazuje, jakie kwoty wypłacono i czy pobrano podatek u źródła. Składa się go zarówno do urzędu skarbowego, jak i do samego kontrahenta.
Kiedy należy złożyć IFT?
- Do końca marca – roku następującego po roku podatkowym, w którym wypłacono środki.
- W ciągu 14 dni – od zakończenia działalności, jeśli taka sytuacja wystąpiła.
- W ciągu 14 dni – jeśli kontrahent poprosi o informację wcześniej.
Dlaczego sprawdzanie faktur od nierezydentów jest tak ważne?
Każda faktura od zagranicznego kontrahenta to potencjalne ryzyko podatkowe. Oto dlaczego:
1. Podatek u źródła (WHT)
Nie wszystkie usługi zagraniczne są „neutralne” podatkowo. Niektóre – np. usługi doradcze czy licencyjne – mogą podlegać opodatkowaniu w Polsce. W takim przypadku polska firma powinna pobrać podatek u źródła (najczęściej 20%) i dopiero potem przelać resztę kontrahentowi. Jeśli tego nie zrobi – odpowiada za zaległość podatkową. W grę wchodzi również odpowiedzialność karno-skarbowa.
2. Zastosowanie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania
Jeśli Polska zawarła z danym krajem umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, istnieje szansa na zastosowanie niższej stawki lub całkowitego zwolnienia z podatku. Ale warunek jest jasny – trzeba mieć aktualny certyfikat rezydencji podatkowej od kontrahenta.
3. Obowiązek raportowania IFT
Nawet jeśli zastosujemy zwolnienie z WHT, nadal musimy złożyć informację IFT. To obowiązek wynikający z przepisów – jego niedopełnienie to wykroczenie skarbowe.
4. Większa uwaga urzędów skarbowych
Transakcje transgraniczne są pod lupą fiskusa – zarówno ze względu na podatek u źródła, jak i na unikanie opodatkowania. Staranna analiza faktury może uchronić firmę przed kontrolą lub karą.
Najczęstsze usługi podlegające podatkowi u źródła
Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o CIT oraz 29 ust. 1 ustawy o PIT, opodatkowaniu u źródła mogą podlegać:
- usługi doradcze,
- usługi reklamowe (np. kampanie Google/Facebook),
- usługi prawne i księgowe,
- badania rynku,
- przetwarzanie danych,
- rekrutacja i outsourcing pracowników,
- świadczenia gwarancyjne, poręczenia,
- opłaty licencyjne,
- wypłaty odsetek i dywidend.
Podatek wynosi zazwyczaj 20% (dla usług niematerialnych) lub 19% (np. od dywidend), chyba że można zastosować niższą stawkę z umowy międzynarodowej.
Jakie dane trzeba zebrać, by poprawnie rozliczyć IFT?
Dane płatnika (Twojej firmy):
- nazwa i adres,
- NIP,
- rok podatkowy.
Dane nierezydenta (odbiorcy płatności):
- pełna nazwa / imię i nazwisko,
- adres siedziby / zamieszkania,
- kraj rezydencji podatkowej,
- numer identyfikacji podatkowej (np. VAT UE),
- certyfikat rezydencji podatkowej – aktualny i ważny.
Dane transakcji:
- kwota brutto i netto wypłacona,
- przedmiot transakcji (rodzaj usługi),
- data wypłaty,
- wysokość pobranego podatku (jeśli dotyczy),
- kurs waluty (wg NBP z dnia poprzedzającego płatność).
Praktyczne wskazówki dla księgowości i przedsiębiorców
✅ Zawsze żądaj certyfikatu rezydencji podatkowej, nawet jeśli kontrahent twierdzi, że „to tylko konsulting”.
✅ Nie płać pełnej kwoty z faktury, zanim nie ustalisz, czy nie trzeba pobrać WHT.
✅ Dokumentuj każdą wypłatę na rzecz zagranicznego podmiotu i przygotuj się na złożenie IFT.
✅ Konsultuj się z doradcą podatkowym, jeśli masz wątpliwości – przepisy są zawiłe, a kary mogą być dotkliwe.
Podsumowanie
Każda faktura od zagranicznego kontrahenta może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi. IFT oraz ewentualny podatek u źródła to tematy, których nie warto ignorować – bo skutki mogą być kosztowne. Odpowiedzialność spoczywa na polskim przedsiębiorcy, dlatego warto zadbać o szczegółową weryfikację faktur, zbieranie wymaganych danych i terminowe składanie deklaracji.
Masz wątpliwości przy rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami? Skontaktuj się z nami – Kancelaria Tim pomoże Ci uniknąć błędów, zabezpieczyć interesy firmy i spać spokojnie.