Prawidłowe rozliczenie podatkowe delegowanych pracowników to temat, który często rodzi pytania i wątpliwości – szczególnie gdy chodzi o granicę między obowiązkami w Polsce a tymi w Niemczech. W tej części rozwiewamy kluczowe kwestie dotyczące opodatkowania diet, kosztów noclegów, dochodów pracowników oraz obowiązków podatkowych pracodawcy. Delegowanie pracowników za granicę niesie za sobą nie tylko obowiązki administracyjne i na gruncie ubezpieczeń (o których informujemy tutaj), ale również konkretne konsekwencje podatkowe – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
✅ 1. Zwolnienie z opodatkowania diet i świadczeń
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zwolnieniu z podatku dochodowego podlegają:
„diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych przepisach”.
Oznacza to, że świadczenia wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej, o ile nie przekraczają ustawowych limitów, nie stanowią jego przychodu i nie podlegają opodatkowaniu PIT ani składkom ZUS.
Przykłady (dla Niemiec, 2025 r.):
- Dieta do 49 EUR dziennie – zwolniona z opodatkowania,
- Ryczałt za nocleg – do 37,50 EUR (25% limitu) – również zwolniony z PIT, pod warunkiem że nie zapewniono noclegu ani nie był on bezpłatny,
- Zwrot kosztów noclegu na podstawie faktury (do 150 EUR lub więcej) – nie podlega PIT, o ile jest udokumentowany.
❗ Nadwyżki ponad te limity – np. wypłata podwyższonej diety „ryczałtowo”, dopłata do hotelu bez faktury – stanowią przychód pracownika i powinny być opodatkowane oraz oskładkowane, chyba że zastosowanie znajduje inna podstawa zwolnienia.
Dobra praktyka:
- Dokumentuj wszystkie wydatki – faktury, bilety, rezerwacje.
- Korzystaj z ryczałtów tylko w przypadkach przewidzianych w rozporządzeniu.
- Pamiętaj, że bez udokumentowania wydatków, fiskus może uznać wypłatę za dodatkowe wynagrodzenie.
✅ 2. Delegowanie a podatek dochodowy w Niemczech
Zasadniczo, polski rezydent podatkowy (czyli pracownik, którego centrum interesów życiowych pozostaje w Polsce) rozlicza się z podatku dochodowego w Polsce. Dotyczy to także dochodu osiąganego w trakcie wykonywania pracy za granicą.
Jednak, zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Niemcami (art. 15 UPO), istnieją sytuacje, w których dochód pracownika będzie podlegał opodatkowaniu w Niemczech.
Opodatkowanie w Niemczech może nastąpić, jeżeli:
- Pracownik przebywa w Niemczech dłużej niż 183 dni (łącznie w dowolnych okresach w ciągu 12 miesięcy),
- Wynagrodzenie wypłaca niemiecki podmiot (lub taki, który ma niemiecką siedzibę),
- Polski pracodawca posiada tzw. zakład (permanent establishment – PE) na terenie Niemiec.
🔒 Jeśli żadna z powyższych przesłanek nie występuje, całość dochodu pracownika delegowanego będzie opodatkowana wyłącznie w Polsce, a Niemcy nie mają prawa do jego opodatkowania.
✅ 3. Czy pracodawca musi płacić podatki w Niemczech?
Co do zasady – nie. Jeżeli polska firma nie posiada stałej placówki, biura, warsztatu, magazynu, zaplecza lub przedstawiciela na terenie Niemiec, nie uznaje się jej za prowadzącą tam działalność gospodarczą i nie powstaje obowiązek rejestracji w niemieckim systemie podatkowym.
Uwaga: zakład może powstać, gdy:
- prowadzisz długoterminowy kontrakt,
- firma ma w Niemczech miejsce zarządzania projektami lub nadzoru,
- masz na miejscu przedstawiciela z pełnomocnictwem do działania w imieniu firmy,
- posiadasz zaplecze techniczne, magazyn lub punkt serwisowy.
Jeżeli zakład w Niemczech zostanie stwierdzony, to firma:
- musi zarejestrować się do niemieckiego podatku dochodowego (Körperschaftsteuer/Einkommensteuer),
- może podlegać podatkowi od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer),
- może być zobowiązana do rozliczania VAT-u w Niemczech,
- będzie zobowiązana do prowadzenia księgowości według niemieckich przepisów i składania deklaracji do tamtejszego Finanzamtu.
🔍 Dlaczego to ważne?
Błędne założenie, że „nie mamy zakładu, więc nic nas nie dotyczy”, może prowadzić do poważnych konsekwencji:
- Domiaru podatku i odsetek w Polsce (jeśli dochód powinien był być opodatkowany w Niemczech),
- Kar i dopłat w Niemczech, jeśli nie zgłoszono działalności mimo powstania obowiązku,
- Sankcji administracyjnych za brak dokumentacji, zgłoszenia pracowników lub nieprzestrzeganie niemieckiego prawa pracy.
🧾 Jak Kancelaria Tim może pomóc?
Dzięki doświadczeniu w obsłudze firm działających transgranicznie, zapewniamy realne wsparcie:
✅ Oceniamy, czy Twoja działalność w Niemczech tworzy zakład podatkowy,
✅ Analizujemy rezydencję podatkową pracowników,
✅ Porównujemy skutki opodatkowania w Niemczech i w Polsce,
✅ Pomagamy w rejestracji i rozliczeniach z Finanzamt,
✅ Przejmujemy prowadzenie ewidencji i księgowości wymaganej przez niemieckie przepisy,
✅ Wspieramy w razie kontroli niemieckiego urzędu skarbowego i Zollamt.
📞 Potrzebujesz wsparcia?
Jeśli delegujesz pracowników do Niemiec, prowadzisz projekty długoterminowe lub po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko robisz zgodnie z prawem — nie ryzykuj na własną rękę.
📍 Skontaktuj się z nami – Kancelaria Tim to sprawdzony partner prawny i podatkowy dla firm działających międzynarodowo. Zadbamy o Twoje bezpieczeństwo i spokój w relacjach z niemieckimi instytucjami.