Udział w zagranicznych targach branżowych, spotkaniach z kontrahentami czy konferencjach to nieodłączny element strategii wielu firm. Choć podróż służbowa nie wymaga tylu formalności co delegowanie pracowników, nie oznacza to, że można ją traktować „luźno”. W niniejszym artykule przedstawiamy, jak prawidłowo rozliczyć podróż służbową do Niemiec, np. na jedno z największych wydarzeń branżowych w Europie – targi budowlane Bauma w Monachium.
🔹 Czym jest podróż służbowa za granicę?
Podróż służbowa, nazywana potocznie delegacją, to czasowe oddelegowanie pracownika poza miejscowość, w której świadczy pracę, w celu wykonania określonego zadania zleconego przez pracodawcę. Może to być np. udział w targach, rozmowy handlowe, prezentacje technologii czy rozpoznanie rynku.
📌 Ważne: podróż służbowa (nawet zagraniczna) nie jest tym samym co delegowanie pracownika do wykonywania pracy u zagranicznego kontrahenta. To dwa różne reżimy prawne.
🔹 Przykład z praktyki: wyjazd na targi Bauma w Monachium
Firma X wysłała dwóch inżynierów budowy na międzynarodowe targi Bauma w Monachium – największe na świecie targi maszyn budowlanych, sprzętu ciężkiego, pojazdów inżynieryjnych i technologii infrastrukturalnej. Targi te odbywają się co trzy lata i przyciągają tysiące wystawców i odwiedzających z całego świata.
Celem wyjazdu był udział w prezentacjach, networking z producentami oraz pozyskanie informacji o nowościach technologicznych. Pracownicy przebywali w Monachium 3 dni, korzystali z transportu lotniczego, mieli opłacony hotel (faktura na firmę) i otrzymali diety.
Po powrocie złożyli rozliczenie delegacji z załączonymi biletami, fakturami oraz raportem z wyjazdu.
🔹 Obowiązki pracodawcy w przypadku podróży służbowej
✅ 1. Wydanie polecenia wyjazdu
Dokument powinien zawierać:
- dane pracownika i stanowisko,
- miejsce i cel podróży (np. „udział w targach Bauma 2025 w Monachium”),
- datę rozpoczęcia i zakończenia,
- środek transportu,
- informację o zaliczce, sposobie rozliczenia i ewentualnym zapewnieniu noclegu/wyżywienia.
✅ 2. Zapewnienie środków i wsparcia
Pracodawca powinien:
- wypłacić zaliczkę (najlepiej w walucie obcej),
- przekazać pracownikowi procedurę rozliczania wydatków,
- zapewnić ubezpieczenie podróżne (opcjonalnie).
🔹 Jakie świadczenia przysługują w podróży do Niemiec?
💶 Dieta dzienna (2025):
- 49 EUR – powyżej 12h,
- 24,50 EUR – 8–12h,
- 16,33 EUR – do 8h.
Jeśli zapewniono posiłki, dieta ulega pomniejszeniu:
- śniadanie – 15%,
- obiad – 30%,
- kolacja – 30%.
🏨 Koszty noclegu:
- Z fakturą: pełny zwrot kosztów,
- Bez faktury: ryczałt 37,50 EUR (25% limitu), ale tylko jeśli pracownik noclegu nie otrzymał bezpłatnie.
Limit dla kosztów noclegu zgodnie z rozporządzeniem: 150 EUR na osobę na dobę.
🚘 Pozostałe wydatki:
- transport lokalny, bilety, taxi,
- opłaty parkingowe, wejściówki na targi,
- materiały promocyjne lub opłaty rejestracyjne.
🔹 Czy trzeba uzyskać formularz A1?
To zależy.
Formularz A1 jest wymagany, jeśli:
- pracownik podczas podróży świadczy pracę na rzecz zagranicznego kontrahenta, nawet krótkoterminowo,
- istnieje ryzyko, że jego czynności będą postrzegane jako świadczenie usług,
- podróż może być uznana za początek delegowania, a nie tylko wizytę.
📌 Dla typowej podróży służbowej na targi (np. Bauma) – gdzie nie dochodzi do wykonywania pracy u niemieckiego podmiotu – A1 co do zasady nie jest wymagane.
👉 Ale: jeśli pracownik np. będzie montował stoisko, prowadził prezentacje u niemieckiego klienta, nadzorował budowę – może być to uznane za delegowanie. Wtedy zarówno A1, jak i inne formalności (takie jak zgłoszenie do Zollamt) będą niezbędne. Dodać należy, że w praktyce formularz „A1” pełni roli przepustki na targi.
W razie wątpliwości – dla bezpieczeństwa warto dopełnić wszystkich formalności w Niemczech. Dla wprawnego biura rachunkowego, mającego doświadczenie w tego typu sprawach, zajmuje to w prostszych sprawach co najwyżej kilka godzin, oraz daje ochronę pracodawcy w razie kontroli.
🔹 Jak rozliczyć delegację po powrocie?
- Wypełnij formularz rozliczenia podróży służbowej.
- Dołącz rachunki, bilety, faktury – z datami i walutą.
- Przelicz wydatki według kursu NBP z dnia poprzedzającego datę zakupu.
- W biurze rachunkowym Twojego pracodawcy (np. w naszej kancelarii) złóż rozliczenie terminie – zwykle do 14 dni od zakończenia wyjazdu.
🔐 Kwestie podatkowe – czy delegacja jest opodatkowana?
Nie – jeśli świadczenia nie przekraczają limitów określonych w rozporządzeniu.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT:
- diety,
- zwrot kosztów noclegu (z fakturą lub ryczałtem),
- i inne uzasadnione wydatki
nie są opodatkowane, o ile:
- mieszczą się w przepisanych limitach,
- są należycie udokumentowane,
- są wypłacone zgodnie z celem delegacji.
📌 Podsumowanie – podróż służbowa na targi Bauma w Monachium
| Element | Wartość / Obowiązek |
|---|---|
| Dieta | 49 EUR / dzień (zwolniona z PIT) |
| Nocleg z fakturą | Zwrot 100% |
| Nocleg bez faktury | 37,50 EUR (jeśli spełnione warunki) |
| Formularz A1 | Niewymagany – o ile nie świadczysz usług |
| Termin rozliczenia | Do 14 dni po powrocie |
| Kurs przeliczeniowy | NBP z dnia poprzedzającego wydatek |
🤝 Jak Kancelaria Tim może pomóc?
✅ Doradzamy, kiedy podróż staje się delegowaniem,
✅ Sprawdzamy, czy potrzebujesz A1,
✅ Pomagamy we wzorach dokumentów i procedurach,
✅ Reprezentujemy firmy w razie kontroli ZUS, US lub Zollamt,
✅ Oferujemy doradztwo podatkowe dla działów HR,
✅ przejmujemy prowadzenie księgowości oraz rozliczeń kadr i płac.
Masz wątpliwości? Nie ryzykuj.
Skontaktuj się z nami – kancelaria Tim to Twoje wsparcie w rozliczaniu podróży służbowych i delegowania pracowników do Niemiec.