📌 Wprowadzenie
Czasem jedna przypadkowa rozmowa potrafi otworzyć oczy szerzej niż wiele dokumentów czy analiz. Ten wpis to osobista refleksja z ostatnich 12 miesięcy mojej pracy w strukturach administracyjnych Monachium – ale też spojrzenie na to, jak bardzo systemy podatkowe Polski, Niemiec i Szwajcarii… są do siebie podobne. Mimo że wydaje się inaczej.
✨ Moment „błysku”
Pamiętam rozmowę podczas jednego z polskich szkoleń. Opowiadałem, jak w Niemczech wygląda proces centralizacji VAT w samorządzie terytorialnym. Wtedy jedna z uczestniczek spojrzała na mnie zaskoczona i powiedziała:
„Co? Przecież u nas to był temat dobre pięć lat temu!”
I właśnie wtedy nastąpił ten „klik” – prawdziwie zrozumiałem, że Polska w wielu aspektach wdrażania unijnego VAT naprawdę wyprzedza tzw. Zachód. To nie slogan – to praktyka.
🧾 Rola w strukturze Miasta Monachium
Od roku mam przyjemność być częścią zespołu Kreisverwaltungsreferat (potocznie: „Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Miasta”), gdzie pełnię funkcję Tax Compliance Partnera – czyli wewnętrznego doradcy podatkowego dla samorządu terytorialnego.
Codzienna praca to m.in.:
- organizacja procesów podatkowych w jednostce zatrudniającej ponad 4.500 pracowników, obsługującej 1,5 mln mieszkańców,
- rozstrzyganie kwestii VAT przy działalności publicznej: od zezwoleń na broń, przez zdjęcia paszportowe, po odholowane auta,
- interpretacja pojęć takich jak „usługi pomocnicze do działań władzy publicznej” czy świadczenia kompleksowe,
- kalkulacja prewspółczynnika VAT przy działalności mieszanej (i to już naprawdę złożona sprawa – także dla systemów IT),
- zagadnienia VAT i cła w transakcjach międzynarodowych,
- podatek u źródła (Quellensteuer),
- oraz opodatkowanie świadczeń pracowniczych (tzw. geldwerte Vorteile).
Wszystko to – z myślą o automatyzacji, uproszczeniu i zgodności z zasadami tax compliance.
🔄 Automatyzacja VAT – praktyczne doświadczenia i kierunki rozwoju
Jednym z największych wyzwań w jednostkach samorządu terytorialnego – zarówno w Niemczech, jak i w Polsce – jest nie tylko samo stosowanie przepisów VAT, ale ich wdrożenie w sposób zautomatyzowany i systemowy.
W praktyce oznacza to konieczność:
- budowy wewnętrznych procedur identyfikowania czynności opodatkowanych VAT,
- klasyfikowania typów przychodów według źródeł (działalność gospodarcza, zadania związane z wykonywaniem władzy publicznej),
- a także integrowania danych finansowych z systemami klasy ERP i ewidencją dokumentacji,
- oraz stworzenie podwalin pod inne obszary prawa podatkowego, które również mogą zostać zautomatyzowane (rola płatnika od wynagrodzeń pracowników oraz problem ewidencji i właściwego opodatkowania decentralnie zapewnianych świadczeń pracowniczych).
W Polsce proces automatyzacji VAT w JST zaczął się wcześniej – wiele jednostek wdrożyło już narzędzia wspierające kalkulację prewspółczynnika, a także matryce VAT, pozwalające szybciej ocenić charakter danej czynności. W Niemczech z kolei tempo zmian bywa wolniejsze, ale za to bardziej kompleksowe – wiele jednostek samorządowych traktuje Tax Compliance jako element całościowej strategii zarządzania ryzykiem. Tymczasem wydzielone piony Tax Compliance są w polskiej administracji publicznej wciąż rzadkością.
Co ciekawe, zarówno po stronie polskiej, jak i niemieckiej, pojawiają się zbliżone wyzwania:
- jak ocenić, czy dana usługa dodatkowa jest rzeczywiście „pomocnicza” do usługi głównej?
- jak wdrożyć automatyczne dekretowanie operacji finansowych oraz integrować pozycje księgowe z deklaracjami podatkowymi?
- jak nie zgubić logiki orzecznictwa TSUE w gąszczu lokalnych procedur?
To pokazuje, że pomimo różnic systemowych i językowych, wyzwania są wspólne – i coraz częściej można je rozwiązywać wspólnie. Dużą rolę odgrywa tu wymiana dobrych praktyk, ale też narzędzi informatycznych.
🇪🇺 Podatki podatkami, ale… wybory też!
Miniony rok to również:
- udział w organizacji wyborów europejskich 2024 oraz wyborów do Bundestagu 2025 w ramach KVR,
- nadzór nad pracą komisji wyborczych, w których oddano ponad 30.000 głosów,
- cztery seminaria naukowe w Szwajcarii (Uniwersytet St. Gallen i Uniwersytet w Zurychu),
- oraz kontynuacja pracy akademickiej z zakresu międzynarodowego prawa podatkowego, także dla studentów z Augsburga, Stuttgartu i Essen.
Kilka wniosków
- VAT nie zna granic, a harmonizacja w ramach Unii Europejskiej realnie działa – co przekłada się na bardzo podobne pytania, także w administracji publicznej.
- Polska ma się czym pochwalić – szczególnie jeśli chodzi o tempo cyfryzacji i automatyzacji procesów podatkowych w samorządach.
- Doświadczenie międzynarodowe, również w instytucjach takich jak Miasto Monachium, pozwala spojrzeć szerzej i przenieść dobre praktyki na grunt lokalny.
- Wspólna praca księgowych, doradców i informatyków to nie fanaberia – to konieczność przy nowoczesnym zarządzaniu funkcją podatkową i przedsiębiorstw i jednostek samorządu terytorialnego.
🌍 Jedna Unia, podobne pytania
Harmonizacja VAT i orzecznictwo TSUE sprawiają, że pytania po obu stronach granicy często brzmią… identycznie. Różnice są w formie, ale nie w istocie. Praca między Polską, Niemcami a Szwajcarią pokazała mi jedno:
Podatki łączą bardziej, niż się wydaje.
🙌 Dziękuję!
Ten rok to także ponad 100 nowych klientów – za co serdecznie dziękuję. Nadal zapraszam do współpracy – zarówno w zakresie doradztwa podatkowego, jak i tłumaczeń przysięgłych.
💬 Masz podobne wyzwania?
Jeśli pracują Państwo w samorządzie terytorialnym i zmagają się z podobnymi wyzwaniami – zapraszam do kontaktu w sprawie doradztwa podatkowego, doradztwa technologicznego czy szkoleń.