Zdalna praca z Polski dla zagranicznego pracodawcy to rozwiązanie, które w ostatnich latach zyskało ogromną popularność. Wpływ na ten trend miały zarówno zmiany technologiczne, jak i pandemiczne realia, które udowodniły, że wiele zawodów można z powodzeniem wykonywać z dowolnego miejsca na świecie — także z własnego mieszkania w Polsce.
Dla wielu Polaków oznacza to powrót do kraju bez konieczności rezygnacji z zagranicznej kariery. Jednak wraz z rosnącą liczbą takich przypadków rośnie także zainteresowanie polskich organów podatkowych tym zjawiskiem. I nie bez przyczyny — praca zdalna z terytorium Polski wiąże się z szeregiem obowiązków, których często nie są świadomi ani pracownicy, ani ich zagraniczni pracodawcy.
1. Rezydencja podatkowa pracownika – kluczowy punkt wyjścia
Decyzja o powrocie do Polski i wykonywaniu pracy zdalnej z kraju najczęściej prowadzi do zmiany rezydencji podatkowej. Zgodnie z ustawą o PIT oraz umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania, polskim rezydentem staje się osoba, która:
- przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, lub
- posiada na terytorium Polski tzw. centrum interesów życiowych (np. rodzinę, mieszkanie, aktywa, aktywność społeczną).
Dla pracownika oznacza to obowiązek rozliczenia się w Polsce z całości swoich dochodów, niezależnie od tego, gdzie znajduje się źródło przychodu. W praktyce oznacza to również konieczność:
- samodzielnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy,
- zgłoszenia się do ubezpieczeń społecznych w ZUS (chyba że mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów ubezpieczeń w UE),
- złożenia odpowiedniego zeznania rocznego.
2. Pracodawca zagraniczny a ryzyko powstania tzw. „zakładu” w Polsce
Kluczowa zmiana, jaka nastąpiła w ostatnich latach, dotyczy podejścia polskich organów skarbowych do kwestii opodatkowania zagranicznych firm zatrudniających pracowników zdalnych w Polsce.
📌 Dotychczasowe podejście
Wcześniej fiskus traktował stosunkowo liberalnie przypadki, w których zagraniczna firma nie miała w Polsce formalnej obecności (np. biura, filii), a zatrudnieni na miejscu pracownicy wykonywali wyłącznie zadania pomocnicze — takie jak prowadzenie księgowości, obsługa systemów IT, programowanie lub inne funkcje wsparcia.
📌 Aktualne podejście w interpretacjach z 2024 i 2025 roku
Obecnie to podejście uległo zaostrzeniu, a najnowsze interpretacje indywidualne wskazują, że nawet praca zdalna z Polski w ramach home office może prowadzić do uznania, iż w Polsce powstał tzw. zagraniczny zakład w rozumieniu art. 4a pkt 11 ustawy o CIT.
To oznacza, że część dochodów zagranicznego pracodawcy — ta związana z działalnością realizowaną z Polski — może podlegać opodatkowaniu w Polsce podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT).
W takich przypadkach firma powinna:
- zarejestrować się jako podatnik CIT w Polsce,
- prowadzić odpowiednią ewidencję księgową,
- odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy w Polsce,
- a w niektórych przypadkach także rejestrować się do VAT.
3. Przykłady z interpretacji podatkowych – na czym opiera się nowe podejście fiskusa?
Zmiana podejścia fiskusa nie jest czysto teoretyczna. Poniżej przedstawiamy autentyczne sytuacje, analizowane przez organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach wydanych w latach 2024–2025, które pokazują, jak łatwo – nawet nieświadomie – można doprowadzić do powstania zakładu podatkowego w Polsce.
✅ Przypadek 1: Doradztwo i szkolenia sprzedażowe dla klientów z Polski
W interpretacji z 5 listopada 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.468.2024.3.MW) analizowano sytuację, w której amerykańska spółka szkoleniowa współpracowała z osobami fizycznymi oraz spółką z o.o. w Polsce, które:
- prowadziły spotkania sprzedażowe z klientami z Polski (zarówno konsumentami, jak i firmami),
- organizowały sesje szkoleniowe i coachingowe – online oraz w niektórych przypadkach osobiście,
- działały w oparciu o materiały i know-how przekazane przez spółkę matkę,
- pracowały z własnych mieszkań, ale w ramach struktur operacyjnych firmy – posiadając np. adres e-mail w domenie firmy, wewnętrzne raportowanie, udział w spotkaniach zespołu sprzedażowego.
Mimo że nie mieli prawa podpisywać umów w imieniu firmy, fiskus uznał, że ich działania były istotne dla działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, a ich home office w Polsce może stanowić podstawę do uznania powstania zagranicznego zakładu.
✅ Przypadek 2: Inżynier serwisu obsługujący klientów w Polsce
W innej sprawie, dotyczącej firmy z Danii (interpretacja z 30 stycznia 2025 r., 0114-KDIP2-1.4010.646.2024.2.MW), fiskus analizował sytuację dwóch pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę:
- jeden z nich pełnił funkcję inżyniera serwisu – przebywał w Polsce i w ramach home office planował działania serwisowe, konsultował się z klientami, a także odwiedzał lokalne punkty dealerów,
- drugi – manager sprzedaży – pozyskiwał klientów i negocjował wstępne warunki kontraktów, które były następnie finalizowane przez centralę w Danii.
Fiskus wskazał, że stałe i cykliczne świadczenie usług na rzecz klientów w Polsce (nawet w modelu zdalnym) może świadczyć o prowadzeniu działalności z terytorium Polski i – przy spełnieniu dodatkowych warunków – skutkować powstaniem zakładu zagranicznego.
✅ Przypadek 3: Specjalista IT pracujący nad systemami operacyjnymi firmy
W interpretacji z 9 września 2024 r. (0114-KDIP2-1.4010.373.2024.2.MW) podatnik opisał przypadek pracownika IT, który przeprowadził się do Polski z Niemiec i kontynuował pracę zdalnie – nie mając żadnych formalnych pełnomocnictw. Jego zadania obejmowały m.in.:
- projektowanie oraz testowanie wewnętrznych systemów informatycznych firmy,
- współpracę z zespołem produktowym nad rozwiązaniami wykorzystywanymi globalnie,
- bieżące wsparcie techniczne i rozwojowe projektów kluczowych z punktu widzenia działalności operacyjnej firmy.
Fiskus uznał, że fakt, iż działania te były kluczowe dla funkcjonowania firmy i miały charakter ciągły, może przesądzać o tym, że powstała „stała placówka” — a zatem zagraniczny zakład.
📌 Wszystkie powyższe przypadki łączy jedna cecha – pracownicy działali w Polsce, z własnych mieszkań, nie posiadając formalnego upoważnienia do zawierania umów. Ich działania jednak były istotne, trwałe i zorganizowane. To wystarczyło, by fiskus zakwestionował brak obowiązków podatkowych po stronie zagranicznego pracodawcy.
4. Co to oznacza dla pracodawcy?
Zagraniczni pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność, jeśli:
- umożliwiają pracownikom wykonywanie pracy z Polski,
- przekazują im sprzęt lub systemy dostępowe do firmowych danych,
- nadzorują ich działania i raportują wyniki,
- powierzają im działania mające znaczenie operacyjne dla działalności firmy (np. sprzedaż, wsparcie klientów, programowanie rdzenia systemów).
Brak formalnego biura w Polsce nie chroni przed powstaniem obowiązków podatkowych.
5. Jak Kancelaria Tim może pomóc?
Kancelaria Tim świadczy kompleksową obsługę podatkową i księgową w zakresie pracy zdalnej dla pracowników oraz ich zagranicznych pracodawców.
Wspieramy zarówno osoby fizyczne, jak i firmy w:
✅ analizie rezydencji podatkowej,
✅ ustaleniu ryzyka powstania zakładu podatkowego,
✅ rozliczeniach PIT i CIT,
✅ prowadzeniu ksiąg rachunkowych dla zakładów zagranicznych,
✅ rejestracji do ZUS i VAT,
✅ reprezentacji przed organami podatkowymi.
📌 Co istotne — w praktyce koszty obsługi podatkowej najczęściej pokrywa zagraniczny pracodawca, który ponosi realne ryzyko podatkowe w Polsce.
📄 Chętnie przygotujemy profesjonalną analizę prawnopodatkową dotyczącą sytuacji Państwa pracodawcy — obejmującą obowiązki w zakresie podatku CIT, VAT oraz ubezpieczeń społecznych, w tym ocenę ryzyka powstania tzw. zakładu podatkowego.
🗣️ Analizę możemy przygotować i omówić w języku:
- polskim – dla pracownika i lokalnego doradcy,
- angielskim – dla międzynarodowego zespołu,
- niemieckim – dla spółek z obszaru DACH.
📬 Na życzenie klienta kontaktujemy się z pracodawcą bezpośrednio, przekazując mu kompletne materiały w odpowiednim języku, jak również proponując bezpieczne i przejrzyste rozwiązania dotyczące delegowania pracownika do pracy zdalnej w Polsce.
🤝 Zaufali nam zarówno międzynarodowi liderzy rynkowi, jak i mniejsze, kilkunastoosobowe firmy rodzinne — każdorazowo otrzymując indywidualną, dopasowaną analizę i realne wsparcie.
💡 W każdym dotychczasowym przypadku współpraca z naszą kancelarią była dla pracownika całkowicie bezpłatna. Koszty ponosił zagraniczny pracodawca – jako strona zainteresowana zabezpieczeniem swojego statusu podatkowego w Polsce oraz chcącego umożliwić pracownikowi pracę z Home Office z terytorium Polski.
6. Skontaktuj się z nami
Masz pytania dotyczące pracy zdalnej z Polski lub zatrudniasz zdalnie pracownika przebywającego w Polsce?
Zapraszam do kontaktu — z przyjemnością przedstawię możliwe scenariusze i pomożemy wybrać najbezpieczniejsze rozwiązania. Dodatkowo zabezpieczymy możliwość korzystania z ulgi na powrót, o której więcej przeczytasz tutaj.