Wielu przedsiębiorców i osób pracujących za granicą spotyka się z sytuacją, w której urząd skarbowy żąda przedłożenia tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych. Problem w tym, że przepisy nie zawsze są jednoznaczne, a praktyka urzędów bywa bardziej rygorystyczna niż wynikałoby to z przepisów prawa.
W tym artykule wyjaśniam:
- oraz jakie strategie działania są dostępne w takich sytuacjach.
- kiedy urząd ma podstawę prawną, aby żądać tłumaczeń uwierzytelnionych (tzw. przysięgłych),
- jak wygląda to w przypadku czynności sprawdzających,
- kto ponosi koszty tłumaczenia,
- jakie praktyczne rozwiązania mogą pomóc podatnikom i firmom,
1. Kontrola celno-skarbowa – pełne uprawnienia urzędu
W przypadku kontroli celno-skarbowej przepisy są jasne: organ może zażądać przedłożenia tłumaczenia uwierzytelnionego na koszt podatnika. Oznacza to, że przedsiębiorca czy osoba fizyczna musi liczyć się z dodatkowymi kosztami, jeśli ich dokumentacja prowadzona jest w języku obcym.
2. Postępowanie podatkowe i kontrola podatkowa – tłumaczenie „wiarygodne”
W postępowaniu podatkowym oraz kontroli podatkowej orzecznictwo wskazuje, że tłumaczenie dokumentu powinno być „wiarygodne”. W praktyce oznacza to, że tłumaczenie przysięgłe zawsze spełni ten wymóg. Niestety, również tutaj obowiązuje zasada, że koszty ponosi podatnik.
3. Czynności sprawdzające – brak podstawy, ale…
Najwięcej wątpliwości budzą czynności sprawdzające (np. przy rejestracji VAT czy wstępnej weryfikacji spełniania przez podatników obowiązków podatkowych). Tu przepisy nie przewidują obowiązku przedkładania tłumaczeń przysięgłych. Jednak w praktyce urzędy bardzo często ich żądają.
Dylemat podatnika brzmi wtedy: czy warto się spierać, czy lepiej wykonać tłumaczenie i szybciej zakończyć sprawę (np. uzyskać rejestrację do VAT albo rozwiać wątpliwości urzędu co do legalności zgromadzonego majątku)? Postępowanie podatkowe czy kontrola podatkowa również będą generowały koszty, wynikajace z reprezentacji przez profesjonalnego pełnomocnika. Tymczasem wczesne przedłożenie wymaganych dokumentów umożliwi ich zaoszczędzenie.
4. Najczęstsze pytania podatników o tłumaczenia przysięgłe w urzędzie skarbowym
Wielu podatników zadaje pytania typu: „czy urząd skarbowy może żądać tłumaczenia przysięgłego?”, „ile kosztuje tłumaczenie uwierzytelnione dokumentów do urzędu?”, „czy przy rejestracji VAT trzeba przedstawić tłumaczenie przysięgłe?”.
Odpowiedź brzmi: tak, w praktyce urzędy bardzo często tego wymagają, nawet jeśli przepisy nie zawsze nakładają taki obowiązek (np. przy czynnościach sprawdzających). Dlatego warto wiedzieć, jakie prawa i obowiązki ma podatnik, a także jakie są dostępne formy tłumaczeń – w tym elektroniczne tłumaczenia przysięgłe, które są szybsze, tańsze i w pełni akceptowane przez urzędy skarbowe w Polsce.
5. Rozwiązania praktyczne dla podatników
Jako tłumacz przysięgły i doradca podatkowy rekomenduję kilka praktycznych opcji:
Tłumaczenia uwierzytelnione elektronicznie
- sporządzone i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- wyraźnie uregulowane w ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego,
- w pełni akceptowane przez urzędy,
- tańsze i szybsze, bo bez konieczności drukowania, pieczętowania i zszywania każdej strony.
Tłumaczenia częściowe
- możliwe na wyraźne żądanie klienta,
- np. tylko nagłówki tabel czy opisy kolumn bez przepisywania wszystkich cyfr,
- podstawa prawna: §29 pkt 2 Kodeksu zawodowego tłumacza przysięgłego,
- rozwiązanie ekonomiczne i szybkie w przygotowaniu.
Współpraca z tłumaczami korzystającymi z nowoczesnych narzędzi
- przy dokumentach powtarzalnych proces można przyspieszyć dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, które często sprowadzają się do zautomatyzowanego tworzenia dokumentów w takich programach jak Microsoft Word, ale w bardziej zaawansowanych sprawach, wymagają użycia autorskich, bardziej zautomatyzowanych skryptów.
6. Jaką strategię wybrać – spór czy tłumaczenie?
W sytuacji, gdy urząd skarbowy żąda tłumaczeń przysięgłych, podatnik ma zazwyczaj dwie możliwe strategie działania:
Spór co do istoty
- oparty na braku wyraźnej podstawy prawnej (szczególnie przy czynnościach sprawdzających),
- czasami uzasadniony względami ekonomiki procesowej, gdy koszty sporu i opóźnienia mogą przewyższyć korzyści z wykonania tłumaczenia,
- wymaga gotowości do ewentualnego przedłużenia postępowania i prowadzenia sporu z organem podatkowym, który nierzadko zakończy się przed sądami administraycjnymi.
Wykonanie tłumaczenia w najbardziej efektywny sposób
- wybór tłumaczeń elektronicznych, częściowych lub wspieranych technologią,
- rozwiązanie szybsze, tańsze i pozwalające sprawnie zamknąć sprawę (np. rejestrację VAT czy rozwianie wątpliwości urzędu co do legalności pochodzenia majątku),
- ogranicza ryzyko opóźnień czy negatywnych konsekwencji podatkowych.
7. Podsumowanie
- W kontroli celno-skarbowej i postępowaniu podatkowym urząd ma prawo żądać od podatnika przedłożenia tłumaczeń. Zarówno kosztami tłumaczenia, jak i koniecznością znalezenia tłumacza obciąża podatnika.
- W kontroli celno-skarbowej przepisy nie pozostawiają złudzeń: tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.
- Natomiast w postępowaniu podatkowym tłumaczenie ma być „wiarygodne”. W praktyce tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego zawsze będzie wiarygodne.
- W czynnościach sprawdzających nie ma podstawy prawnej do żądania przedłożenia tłumaczeń, ale praktyka urzędów jest inna.
- Podatnik może wybrać strategię sporu lub zdecydować się na tłumaczenie – najlepiej w formie możliwie najbardziej efektywnej (elektronicznej, częściowej, technologicznie wspieranej).
8. Case studies – jak wyglądają tłumaczenia w praktyce?
1. Ponad 40 faktur w języku niemieckim
Urząd wezwał przedsiębiorcę do przedłożenia przetłumaczonych przysięgle ponad 40 faktur w języku niemieckim.
Ponieważ faktury były wystawiane według jednego wzoru, dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi można było znacząco zredukować czas pracy nad zleceniem.
Dodatkowo, uwierzytelnienie nastąpiło w formie elektronicznej, co pozwoliło uniknąć konieczności drukowania, pieczętowania i zszywania tak dużej liczby tłumaczeń. Dzięki temu udało się spełnić wymogi organu, a jednocześnie nie wygenerować nadmiernych kosztów dla przedsiębiorcy.
2. Pan Jan i oszczędności z pracy w Niemczech
Pan Jan wrócił z Niemiec do Polski i kupił mieszkanie, które sfinansował z oszczędności zgromadzonych w trakcie pracy za granicą. Urząd wszczął czynności sprawdzające, aby zbadać źródło pochodzenia majątku – w przypadku uznania, że chodzi o dochody nieujawnione, mogłaby zostać zastosowana sankcyjna stawka podatku w wysokości 75%.
Pan Jan przedłożył w urzędzie dokumenty w języku niemieckim: umowy o pracę, niemieckie decyzje podatkowe oraz potwierdzenia przelewów wynagrodzenia. Ponieważ językiem urzędowym w Polsce jest język polski, urząd wezwał go do przedłożenia tłumaczeń przysięgłych.
Pan Jan miał dwie strategie do wyboru:
- wniesienie tłumaczeń uwierzytelnionych w efektywny sposób – co pozwoliłoby na szybkie zakończenie sprawy i wyjaśnienie źródła pochodzenia środków bez ryzyka zastosowania sankcyjnej stawki podatku.
- odmówić wniesienia tłumaczeń – ponieważ w ramach czynności sprawdzających organ nie ma podstawy prawnej, aby ich żądać. Trzeba jednak liczyć się z tym, że urząd wszcząłby postępowanie podatkowe bądź kontrolę podatkową. W tych trybach żądanie przedłożenia tłumaczenia, wykonanego na koszt podatnika, byłyby już uzasadnione.
Pan Jan zdecydował się na współpracę z tłumaczem przysięgłym będącym jednocześnie doradcą podatkowym. Wspólnie oszacowaliśmy koszty tłumaczeń, a następnie podjęliśmy decyzję o wyborze strategii postępowania.
Dzięki selektywnym wyborze dokumentów przedkładanych do tłumaczenia, od razu ograniczyliśmy zakres tłumaczeń do niezbędnego minimum. Wybraliśmy jedynie istotne fragment dokumentów, pomijając np. pouczenia dotyczące danych osobowych. Dodatkowo, oparliśmy się na tłumaczeniach elektronicznych. Urząd uznał przedłożone tłumaczenia oraz pozbył się wątpliwości co do legalności pochodzenia majątku Pana Jana. Postępowanie zostało szybko zakończone, a Pan Jan poniósł tylko koszty tłumaczeń i niewielkie koszty reprezentowania przed organami. W przypadku przedłużającego się sporu, koszty reprezentacji byłyby dużo wyższe, a tłumaczenia musiałyby i tak zostać wykonane po wszczęciu właściwego postępowania.
Postępowanie było prowadzone w całości online, więc Pan Jan nie musiał przyjeżdżać do biura doradcy podatkowego.
9. Jak Kancelaria Tim może pomóc?
Jeśli urząd skarbowy wezwał Cię do przedłożenia tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych – mogę pomóc zarówno jako doradca podatkowy, jak i tłumacz przysięgły języka niemieckiego.
Dzięki temu otrzymasz rozwiązanie, które będzie zgodne z prawem, akceptowane przez urząd i zoptymalizowane pod względem kosztów i czasu.
O problemach związanych tłumaczeniami przysięgłymi w postępowaniach podatkowych pisaliśmy także w maju 2024 roku w Dzienniku Gazety Prawnej:
10. Skontaktuj się z nami
Zapraszam do kontaktu!